Wraz z rozwojem integracji z KSeF pojawił się nowy typ kont w systemie Novitus Cloud – konto uproszczone (tylko KSeF). To rozwiązanie dla firm, które chcą korzystać wyłącznie z funkcji wysyłki dokumentów do KSeF bez rozbudowanego zarządzania sprzedażą.

Poniżej wyjaśniamy, jak działa takie konto, jak je skonfigurować i kiedy warto z niego korzystać.

---

Konto standardowe vs konto tylko KSeF – kluczowe różnice

Podczas zakładania konta w Novitus Cloud należy wybrać jeden z dwóch wariantów:

Konto standardowe:

• pełna baza towarowa
• zarządzanie dokumentami i paragonami
• wymiana danych z kasą
• rozbudowane funkcje sprzedażowe

Konto tylko KSeF:

• brak bazy towarowej
• brak wymiany danych z kasą
• uproszczony interfejs
• obsługa wyłącznie komunikacji z KSeF

To oznacza, że konto uproszczone działa głównie jako pośrednik do wysyłki faktur do KSeF, a nie jako system sprzedażowy.

---

Jak założyć konto tylko KSeF

Proces rejestracji wygląda standardowo:

• wybierz opcję „konto tylko KSeF”
• uzupełnij dane firmy
• zaakceptuj wymagane zgody
• aktywuj konto przez link e-mail

Po zalogowaniu zobaczysz uproszczony panel – dostępna jest tylko sekcja związana z KSeF.

---

Logowanie kasy do konta tylko KSeF

Aby połączyć kasę fiskalną z kontem:

1. W Novitus Cloud ustaw hasło komunikacyjne dla kas
2. Na kasie przejdź do logowania
3. zaznacz opcję „konto tylko KSeF”
4. podaj nazwę konta i hasło

System wyświetli dodatkowe ostrzeżenie, aby uniknąć pomyłki (np. logowania do złego typu konta).

Po poprawnym logowaniu należy:

• włączyć synchronizację kasy z Novitus Cloud

---

Synchronizacja – co się zmienia w koncie uproszczonym

W odróżnieniu od kont standardowych:

• nie ma wymiany danych (towary, paragony, dokumenty)
• kasa działa jako urządzenie niezależne
• zarządzanie sprzedażą odbywa się wyłącznie na kasie

W Novitus Cloud zobaczysz jedynie:

• listę podłączonych kas
• status połączenia

---

Wysyłka faktur do KSeF z kasy

Proces wystawiania i wysyłki faktury wygląda następująco:

1. wystaw paragon z NIP-em
2. utwórz fakturę do paragonu
3. przeprowadź walidację dokumentu
4. wyślij fakturę do KSeF

Po poprawnej wysyłce:

• faktura otrzymuje numer KSeF
• status zmienia się na „wysłano poprawnie”
• możliwy jest wydruk wizualizacji z kodem QR

Ważne:
W koncie tylko KSeF nie sprawdzisz historii faktur – wszystko odbywa się bezpośrednio na kasie.

---

Konfiguracja KSeF w Novitus Cloud

W koncie uproszczonym dostępna jest podstawowa konfiguracja:

• token dostępu do KSeF
• tryb pracy (testowy / produkcyjny)
• sposób wysyłki dokumentów
• data rozpoczęcia raportowania do KSeF

To jedyne kluczowe ustawienia – reszta funkcji jest ograniczona.

---

Dla kogo jest konto tylko KSeF

To rozwiązanie sprawdzi się, jeśli:

• korzystasz z kasy jako urządzenia standalone
• nie potrzebujesz zarządzania sprzedażą w chmurze
• używasz zewnętrznego programu magazynowego
• chcesz tylko wysyłać faktury do KSeF

Dodatkowo:

• kasa może współpracować z systemami magazynowymi (np. przez protokół Tango)
• można nadal zarządzać towarami bezpośrednio na kasie

---

Ograniczenia konta uproszczonego

Przed wyborem warto znać ograniczenia:

• brak podglądu faktur w chmurze
• brak możliwości zarządzania sprzedażą online
• brak edycji dokumentów po stronie systemu
• ograniczone funkcje użytkowników

W praktyce oznacza to, że:
cała obsługa faktur odbywa się na kasie fiskalnej lub bezpośrednio w KSeF.

---

Korekty faktur i błędy danych

Jeśli faktura została wysłana z błędnymi danymi:

• nie poprawisz jej bezpośrednio na kasie
• należy wystawić fakturę korygującą w KSeF

To ważna zmiana względem wcześniejszych rozwiązań – system KSeF wymusza nowe podejście do korekt.

---

Czy trzeba archiwizować wydruki faktur?

Nie.

W KSeF:

• dokumentem księgowym jest plik XML
• wydruk faktury to tylko wizualizacja

Nie ma obowiązku przechowywania papierowych wersji ani paragonów do faktur.

---

Podsumowanie

Konto tylko KSeF w Novitus Cloud to rozwiązanie dla firm, które:

• chcą uprościć integrację z KSeF
• nie potrzebują pełnego systemu sprzedażowego
• pracują głównie na kasie fiskalnej

Najważniejsze cechy:

• szybka konfiguracja
• obsługa faktur bezpośrednio na urządzeniu
• pełna zgodność z KSeF