Kasy fiskalne Novitus i KSeF – faktura z innym odbiorcą niż nabywca krok po kroku.

Czasem zdarza się, że trzeba wystawić  fakturę, w której odbiorca różni się od nabywcy. W systemie KSeF oraz na kasach fiskalnych Novitus można to zrobić poprawnie i zgodnie z przepisami – pod warunkiem zastosowania właściwej procedury.

Poniżej znajdziesz prostą instrukcję krok po kroku.

Jak wystawić fakturę z innym odbiorcą niż nabywca (Novitus + KSeF)

Krok 1: Wystaw paragon z NIP-em

Aby wystawić fakturę w KSeF:

• dodaj towar do sprzedaży
• wybierz funkcję ID klienta
• wpisz NIP nabywcy
• zakończ paragon, wybierając formę płatności

Ważne: forma płatności z paragonu zostanie przeniesiona na fakturę.

Krok 2: Wybierz „faktura do paragonu”

• przejdź do funkcji faktura do paragonu
• wybierz wcześniej wystawiony paragon

System automatycznie pobierze dane nabywcy na podstawie NIP-u.

Krok 3: Dodaj odbiorcę faktury

Jeśli odbiorca jest inny niż nabywca:

• wybierz opcję „wybierz odbiorcę”
• kliknij „nowy klient” (jeśli nie istnieje w bazie)
• uzupełnij dane:
  
  • nazwa
  • adres
• NIP można pominąć, jeśli odbiorca go nie posiada

Krok 4: Ustaw rolę odbiorcy w KSeF

To kluczowy etap.

Podczas dodawania odbiorcy wybierz jego rolę w KSeF, np.:

• odbiorca
• jednostka samorządu terytorialnego
• członek grupy VAT

Błędny wybór roli może spowodować odrzucenie faktury w KSeF.

Krok 5: Walidacja i wysyłka do KSeF

• wybierz opcję „wyślij do walidacji”
• system sprawdzi poprawność struktury XML
• zatwierdź wysyłkę

Po poprawnej walidacji faktura zostaje zarejestrowana w KSeF.

Krok 6: Potwierdzenie wystawienia faktury

Po wysyłce:

• otrzymasz numer KSeF
• dokument zostanie zapisany w kasie
• wydrukowana zostanie faktura z kodem QR

Kod QR umożliwia szybkie sprawdzenie dokumentu w KSeF.

Najczęstsze błędy przy fakturach w KSeF

• brak NIP-u na paragonie
• pominięcie odbiorcy
• brak przypisania roli odbiorcy w KSeF
• błędne dane kontrahenta

Podsumowanie

Aby wystawić fakturę z innym odbiorcą niż nabywca na kasie Novitus:

1. wystaw paragon z NIP-em
2. utwórz fakturę do paragonu
3. dodaj odbiorcę
4. przypisz jego rolę w KSeF
5. wyślij dokument do walidacji

Dzięki temu faktura zostanie poprawnie przyjęta w systemie KSeF.